En este artículo aprenderás a configurar un área común.  Analizaremos cada una de las reglas y para qué funcionan.

Reglas

Te explicamos cada una de las reglas que te permitirán configurar cada área común según cada necesidad.

Regla 1: Nombre.

• Define un nombre que represente el área común a configurar.  Evita el uso de mayúsculas y nombres muy largos.

Regla 2: Imagen.

• Cuentas con varias opciones para describir con una imagen el área común.  
• Selecciona una:  

Regla 3: Tipo de calendario.

• Existen cuatro tipos de calendarios.

Por hora: Permite reservaciones por bloques de una o más horas.

Día y Noche: Permite dos reservaciones al día.

Una al día: Es utilizada para áreas comunes que solo permiten una reservación al día.

Bloques predefinidos: Define bloques por horas predefinidas para días específicos de la semana. 

• Dependiendo del calendario que selecciones, así serán visibles las siguientes reglas de la configuración.

Regla 4: Tiempo de anticipación en que se puede reservar.

• Indica con qué máximo tiempo de anticipación se puede reservar.  Esto va a evitar que los residentes reserven fuera de dicha anticipación. 

Sin restricción: Le permite a las filiales reservar en cualquier fecha y horario.

12 horas o 24 horas: Usualmente utilizado en canchas.  Permite reservas con 12 o 24 horas de anticipación. 

1 semana o 2 semanas: Permite reservaciones con un máximo de 7 o 14 días naturales de anticipación. 

1 mes, 2 meses o 3 meses: Permite reservaciones con un máximo de 1, 2 o 3 mes de anticipación.

Regla 5: Indicaciones especiales.

• Agrega cualquier indicación especial relacionada con el área común.  Desde el app se ve así:

Regla 6: Precio de alquiler.

• Ingresa el monto en formato numérico, sin espacio y sin símbolos.

Regla 7: Moneda.

• Define la moneda del precio por alquiler.

Regla 8: Cantidad máxima de personas por reservación.

• Al realizar la reservación, el residente debe indicar la cantidad de personas que le acompañarán.

Regla 9: Reservaciones en feriados.

• Indica si se aceptan reservaciones en días feriados de ley.

Regla 10: Aprobación de las reservaciones.

• Esta regla pregunta si las reservaciones necesitan aprobación del Administrador.  
• En caso de seleccionar No: el mismo sistema aprobará las reservaciones que ingresen automáticamente. Aprobando la que ingrese de primero.
• En caso de marcarlo como Si: Hac bloqueará el espacio solicitado, hasta que el permiso sea aprobado o rechazado por el administrador.

Reglas del 11 al 17 aplican únicamente para el calendario por hora y bloques predefinidos.

Regla 11: Máxima duración del bloque a reservar, aplica sólo para calendario por hora.

• En esta regla se indica cuánto va durar cada bloque. Por defecto es mínimo 1 hora.
• En caso de seleccionar más de una hora, los residentes podrán seleccionar varios bloques en la misma reservación.
• En este ejemplo se permiten bloques de una o dos horas máximo, y el residente seleccionó dos bloques:

Regla 12: Cantidad de reservaciones por día que puede hacer una misma filial.

• Esta regla maneja cuantas reservas al día puede hacer una filial.  En la mayoría de casos este campo tiene un 1 para permitir únicamente una reserva al día.

Regla 13: En caso de permitir más de una reservación por filial al día en la regla 12, indique si quiere que las siguientes reservas sean consecutivas o no.

• Indique ¿a cuántas horas después de la primera reservación la filial va poder realizar otra reservación?
• Utilice esta opción si requiere evitar que una filial reserve dos bloques seguidos, cuando se permite más de una reservación al día. El valor por defecto es 0 que permite hacer reservaciones en bloques seguidos.

Regla 14:¿Habilitar aforo?

• Si se habilita el aforo, el sistema permitirá reservaciones por hora hasta alcanzar el máximo aforo permitido. Si no se habilita el aforo se debe indicar cuál es la mayor cantidad de reservaciones simultáneas que se permiten por bloque.

Regla 15: Aplica si el aforo es SI.

•  Indique la cantidad total de personas que pueden compartir el área común al mismo tiempo.
• El sistema calculará si puede aceptar más reservaciones o no, dependiendo del aforo del área común.

Regla 16: Aplica si el aforo es NO.

• Indique la cantidad de reservaciones que se permiten por hora.
• Esta opción es para configurar si se quiere que el área común pueda ser compartida, o si solo una filial a la vez la puede utilizar, por ejemplo un valor de 1 solo permite una reservación para la misma hora.

Regla 17: Indique la cantidad de reservaciones que se permiten en la semana empezando los Lunes.

• Indica la cantidad máxima de reservaciones que una filial puede realizar en la semana. 
• El contador se reiniciará los días lunes.
• Si se define como cero, las filiales van a poder reservar las veces que deseen.

Ejemplo de cómo se ve el calendario por hora con los bloques reservados:

Fin de las reglas para el calendario por hora y bloque predefinido.

Regla 18:  ¿El área común está disponible para reservaciones?

• En caso de no estar disponible, se mostrará en la lista de áreas comunes, pero sin poder ser seleccionada.

Regla 19: Si el área no está disponible en la regla 18 puedes agregar un mensaje explicando la razón.

• Ejemplo: 

Regla 20: Términos y condiciones.

• Agregue los términos y condiciones de uso del área común.  Los mismos se le presentarán al residente antes de guardar la reservación.  Si no se incluyen términos y condiciones no se le solicitará aceptarlos y podrá realizar la reservación sin confirmaciones.

Regla 21: Configuración del horario de reservaciones.

• Cada área común debe tener definido el horario por cada día de la semana (exceptuando el calendario por bloque predefinido, en que se pueden definir los días de la semana).  De esta manera el app sabrá cómo mostrar cada bloque o día en el calendario.
• Si un día de la semana se deja sin ninguna configuración, Hac lo mostrará como no disponible en el app.
• Para el tipo de calendario Una reservación al día, Hac permite mostrar ciertos días de la semana como días de uso libre.  Lo que significa que no es necesario que una filial reserve.
• Ten en cuenta que el horario inicial del último bloque, comprende inclusive la hora que indiques.  Por ejemplo, si quieres que la última filial use un área como el gimnasio a las 10:00pm, la hora inicial del último bloque debe ser: 9:00pm.  

• En el caso del calendario de bloques predefinidos debes agregar manualmente cada bloque disponible para cada día de la semana.
• En la siguiente imagen te mostramos cómo:
  • Inicia agregando un bloque utilizando el botón de agregar.
  • Selecciona el día de la semana del bloque.
  • Selecciona la hora inicial del bloque y la hora final del bloque.
  • Si necesitas borrar uno de los bloques utiliza el botón de eliminar que aparece al lado de cada uno. 
  • Agrega cuantos bloques necesites, nada más asegúrate que ningún bloque choque con otro. 

Regla 22: ¿Enviar recordatorio al teléfono del residente 15 minutos antes del inicio de la reservación?

• Esta opción les permite cancelar la reserva si no van a utilizar la reserva, en caso que hayan olvidado cancelarla antes.

Regla 23: Orden del área común.

• Indica la posición en que se mostrará esta área común en la vista de los residentes.

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